در دنیای امروز کار از راه دور تبدیل به فرصتی برای بسیاری از افراد شده است تا به کارهای نوین و خلاقانه روی آورند. اگر به دورکاری توجه شود بسیاری از مشکلات بیکاری از بین رفته و البته جذابیت های خاص خودش را دارد. برای این که دورکاری کارآمد باشد، کارمندان باید کاملا نظم یافته کار کنند و مدیران با آن ها ارتباط منظم داشته باشند. در این قسمت قصد داریم راه های کارآمدی برای مدیریت بهتر کارمندان دورکار در اختیارتان قرار دهیم.
چرا دورکاری بهتر است؟
به فردی که از راه دور کار می کند، فریلنسر نیز معنا می شود. قبل از استخدام یک هم تیمی دورکار، اطلاعات کافی در مورد دورکاری کسب کنید. در سال های اخیر، دروکاری محبوبیت زیادی پیدا کرده است. دورکاری انعطاف پذیری بیشتری برای طرفین دارد. به همین دلیل، کار از راه دور روش خوبی برای جذب افراد با استعداد برای کار در یک شرکت، به ویژه در شرایط کاری امروز است.
با استخدام نیروی دورکار بسیاری از هزینه ها و مخارج کارفرما نظیر بیمه و مزایا کاهش یافته و نیازی به فراهم کردن فضای اداری کاری بزرگ و زیرساخت نیست. البته توجه به این نکته مهم ضروری است که هرگز نباید بیشتر حجم کارها به صورت دورکاری توسط فری لنسرها یا اعضای تیم تان انجام شوند. تجربه شرکت های موفق نشان داده که بیشتر حجم کارها باید بصورت حضوری و در دفتر اصلی به شکل همکاری و کار تیمی انجام شوند تا خلاقیت بالاتر رود و امکان کنترل خروجی ها برای مدیر تیم ساده تر شود.
نکاتی در مورد مدیریت کارمندان از راه دور
اگر کارمندانی دارید که تمایل به کار در خانه دارند، نکات زیر به شما در مدیریت بهتر کارمندان دورکار کمک می کند:
۱- شروع استخدام کارمندان دورکار
زمانی که قصد دارید با یک هم تیمی جدید برای دورکاری همکاری کنید، باید تمامی مراحل شروع همکاری را مانند سایر اعضای تیم تان طی کنید. پس از استخدام باید انتظارات شغلی را به طور کامل با او درمیان بگذارید، محیط کار را برای او آماده کنید و وی را با اعضای تیم آشنا کنید. برای این منظور بهتر است در ابتدای همکاری چند روزی را به صورت حضوری با وی کار کرده و پس از آن شروع به همکاری به شکل دورکاری بکنید.
مدیریت کارهای کارمندانی که از راه دور کار میکنند کار بسیار مهم است. فقط به این دلیل که کارمند در شرکت حضور ندارد، نباید در پروسه همکاری شرایط شرکت و قوانین آن نادیده گرفته شود.
تمام آنچه را باید در مورد شرکت بداند به او بگویید. مسئولیت های کارمندی را برای او توضیح داده و انتظارت شغلی را به طور شفاف برایش بیان کنید. مطمئن شوید که کارمند دور کار تمام ابزارهای لازم برای انجام کار خود را دارد. کارمند را به تیم خود معرفی کنید. کارمندان دورکار و سایر کارمندان باید بدانند که هر فرد چه کاری انجام می دهد و چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
۲- از ابزارهای ارتباطی برای مدیریت استفاده کنید.
ممکن است ارتباط با کارمندان دورکار دشوار باشد. از آنجایی که ارتباط مستقیم و چهره به چهره بین شما و کارمندان از راه دور وجود ندارد، یک سری اطلاعات به خوبی منتقل نمی شود. مدیر و سایر کارمندان باید بدانند که کارمندان دورکار بر روی چه چیزی کار می کنند و اگر اختلالی در حین کار و روند پروژه اتفاق افتاد به همی تیمی و کارمند دورکار اطلاع دهند.
پس قبل از هر چیز به فکر ابزار ارتباطی باشید که کارمندانتان باید از آن استفاده کنند. از ابزارهای ارتباطی شامل، ایمیل، نرم افزارهای پیام رسان، نرم افزار کنفرانس های ویدیویی (مانند wherby)، ابزارهای مدیریت پروژه مانند trello و تسکولو و یا مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) و … به طور مداوم استفاده کنید. حتی بهتر است از متدلوژی های مدیریت پروژه نظیر اسکرام و یا کنبان نیز برای مدیریت تیم های دورکارتان بهره ببرید.
۳- زمان کارمند را پیگیری کنید.
مدیریت کارمندان از راه دور کار آسانی نیست. هنگامی که کارمند کار از راه دور انجام می دهد، ممکن است از زمان خود سو استفاده کرده و کاری که باید را در طول روز انجام ندهد. پس روشی را برای پیگیری و زمانبندی میزان کار کارمندان دورکار انتخاب کنید.
با استفاده از یک سری از نرم افزارهای مدیریت تیم و پروژه (ذکر شده در بالا) و بررسی زمان حضور، مدت زمانی که کارمندان کار کرده اند را مدیریت کنید. کارمندان دورکار ، هر روز میزان کار و مدت زمان کارشان را در این نرم افزارها ثبت می کنند. برای میزان کارهای انجام شده در دورکاری برنامه ریزی کنید و میزان زمان صرف شده توسط آن ها را با میزان زمان مورد نیاز برای انجام پروژه مقایسه کنید.
این نرم افزارها علاوه بر این که زمان را ثبت و مدیریت می کند، نشان می دهد که آیا کارکنان بیش از حد ممکن بر روی پروژه کار می کنند یا خیر؟ اگر متوجه شدید که یک کارمند دورکار بیش از آنچه که باید کار می کند، در مورد عادات کاری با او صحبت کنید و سعی کنید از لحاظ مسایل روحی و انگیزشی نیز آن ها را پشتیبانی کنید.
۴- بر پروژه ها نظارت داشته باشید.
ردیابی و نظارت بر پروژه های دورکاری نیز دشوار است. برای آسان کردن این کار از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه کارمند دورکار می داند که چه کارهایی باید انجام دهد. شما نیز می دانید که چه پروژه هایی در حال اجراست و هر فردی بر روی چه چیزی کار می کند.
با نرم افزارهای مدیریت پروژه مدت زمان کارمندان برای تکمیل پروژه ها را نظارت کنید. اگر یک کارمند تمامی فرایند پروژه را انجام می دهد مطمئن می شوید که کارمند تمامی انتظارات شما را درک کرده و در جهت موفقیت آن حرکت می کند.
و در پایان
دلیل گرایش افراد به دورکاری یا فریلنسر بودن این است که اگر از یک کاری بیکار شود می تواند شاخه دیگری را برای فعالیت خود انتخاب کند. پس با مدیریت صحیح می توانید نیروهای دورکار با استعدادی را استخدام کرده و در روند پروژه ها از آن ها استفاده کنید. با استخدام افراد دورکار بسیاری از هزینه های اضافی شرکت شما کاهش یافته و ظرفیت شرکت برای استخدام نیروهای با استعداد بالا می رود.
منبع: نیمو
مدیریت ,کارمندان ,پروژه ,دورکار ,دورکاری ,کارمند ,کارمندان دورکار ,مدیریت پروژه ,استفاده کنید ,افزارهای مدیریت ,کارمندان باید ,افزارهای مدیری? منبع
درباره این سایت